In het merendeel van de gevallen wordt een rittenregistratie aangevoerd als bewijs dat er niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. Aangezien hier behoorlijk mee gesjoemeld wordt, controleert de fiscus er streng of dit een sluitende administratie is. Daarbij wordt ook gekeken of deze enigszins synchroon loopt met de tankbeurten geregistreerd met de tankpas. Het is tevens bekend dat ambtenaren controles uitvoeren bij o.a. bouwmarkten, pretparken, etc.
In de rittenregistratie moeten de volgende zaken zijn opgenomen:
- merk, type en kenteken van de auto
- periode waarin dat de auto ter uw beschikking stond
- ritgegevens: vertrekpunt, bestemming en afstand
Er kan ook een geautomatiseerd systeem voor de rittenregistratie worden gebruikt. Leveranciers van dergelijke systemen hebben een keurmerk ontwikkeld, het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Met een dergelijk systeem gaat de fiscus ervan uit dat de rittenregistratie sluitend is, maar er kan dan nog wel worden gecontroleerd of de gereden ritten werkelijk zakelijk of privé zijn.
Marktleider in betaalbare GPS-oplossingen voor online rittenregistratie is TrackJack. Voor een vast bedrag per maand kun je gebruik maken van hun rittenregistratiesystemen, deze werken standaard door heel Europa zonder bijkomende kosten. Via een online account heeft u met een gebruikersnaam en wachtwoord direct toegang tot alle gegevens van uw voertuig(en), van locaties en adressen tot laatst gehaalde snelheden. De betreffende overzichten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Vereenvoudigde rittenregistratie
Bestelauto’s mogen onder bepaalde voorwaarde een vereenvoudigde rittenregistratie voeren. Zo geldt ook voor rij-instructeurs. De vereenvoudigde rittenregistratie moet per dag de volgende gegevens vermelden:
- datum
- werktijd
- begin- en eindkilometerstand (aan het begin en einde van de werktijd)
- een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in de (project)administratie ontbreekt. Of alleen het vertrek- en aankomstadres in het geval van een privérit (binnen de 500-kilometergrens)
